Строй, вози, управляй: цифровой путь новой логистики

 Добрый день, коллеги. Приятно познакомиться, меня зовут Елена, я – руководитель отдела логистики крупнейшего производителя строительных материалов, решений и технологий – «Сен-Гобен». Мы создаем комфортное пространство для проживания, работы и отдыха. В России у нас 7 заводов по производству строительных материалов, 3 крупных дистрибьюционных центра, R&D-центр и учебный центр «Академия Сен-Гобен. Ежемесячно мы осуществляем 5700 перевозок. В среднем в месяц происходит 5200 автоперевозок и 300 – 450 контейнерных жд перевозок.

Такой грузооборот, объемы производства и круг задач диктуют свои условия управления логистикой. Еще в 2012 году мы поняли, что оформлять заказы на перевозки по телефону, обмениваться письмами в Outlook и обрабатывать информацию в Excel – не только не удобно, но чревато негативными последствиями для такого крупного поставщика строительных технологий. Поняли и решили кардинально изменить логистику.

Для нас было важно избавиться от миллионных затрат и простоев на складах, увеличить скорость оформления заказа в 10 раз. И сделать перевозку прозрачной для всех ее участников. Поставщиком решений для «Сен-Гобен» выступила компания «Transporeon». С 2012 года мы совместно прошли путь от «бумажной» и ручной логистики до автоматизированной.

Чтобы создать «логистику с новым лицом», мы выделили для себя список задач и наметили пути их решений. И теперь с радостью поделимся опытом и конкретными кейсами с вами.

Задача 1. Порвать бумагу об IT-решения

Главная цель в логистике «Сен-Гобен» − выстраивание эффективного процесса заказа транспорта. Семь лет назад мы пришли в Transporeon с задачами: автоматизировать обработку заказа, оптимизировать процесс сбора и обмена данными, а также максимально сократить участие сотрудников в подборе перевозчиков. Первым делом мы интегрировали Transporeon с SAP. Благодаря этому все операции в логистике происходят в режиме «единого окна».

Чтобы решить данный вопрос мы организовали оформление заказов нажатием одной кнопки. Также для нас важно, чтобы специалист выбирал транспортную компанию на маршрут не по субъективной оценке, а на основе правил и исходя из согласованной доли по данному маршруту, выданной перевозчику в компании «Сен-Гобен».



Изменение структуры заказа перевозок – это не только автоматизация, но и смена механизма взаимодействия с перевозчиками. Пять лет мы работали с перевозчиками преимущественно по «спотовой модели». В Transporeon мы проводили мини-аукционы и выбирали самую выгодную ставку. При таком процессе назначения заявок есть свои преимущества и недостатки. Участие перевозчика в аукционе не означает, что он действительно планирует подавать машину в пункт назначения. Мы порой срывали отгрузки клиенту, так как грузовик не приезжал/приезжал не вовремя. А потом нам приходилось «догонять уходящую электричку» и везти дороже.

Чтобы исключить издержки, вместе с Transporeon мы внедрили автоматизированную систему распределения заявок перевозчикам по долям. Так, в «Сен-Гобен» есть ключевые направления, по которым компания выбирает определенное количество перевозчиков/грузовиков в разрезе дня, недели, месяца и года. Затем мы распределяем доли между перевозчиками и интегрируем информацию на платформу. Для «Сен-Гобен» такой механизм – это долгосрочное планирование перевозок. Перевозчику, в свою очередь, интересно, чтобы грузоотправитель заранее договорился о загрузке ряда машин на месяц. Тогда и ставка может быть более конкурентной.

Так, к концу 2018 года доля «аукционов» в объеме заказов перевозок «Сен-Гобен» составила 20%. Теперь по спотовой модели мы работаем только на новых маршрутах, где важно изучить актуальные предложения на рынке. Также иногда это может быть интересно, если в регионе переизбыток транспорта. Опыт и результаты показали, что для нас оптимально использовать смешанный подход.



Все эти мероприятия по оптимизации заказа транспорта позволили нам снизить количество специалистов в call-центре почти вдвое. Время обработки заказа сократилось с 30 минут до 3. Одновременно с этим автоматизированный процесс сбора данных значительно сократил количество ошибок. Но главное – мы выстроили прозрачную систему взаимодействия между перевозчиками и компанией «Сен-Гобен», исключающую злоупотребления и нарушения.

Задача 2. Превратить время в деньги

В 2015 году очередной пиковый сезон прошел для «Сен-Гобен» не очень эффективно. Мы получали регулярные претензии от клиентов по поводу простоев на складах/заводах. И постоянно требовалось оформлять выплаты по простоям в случае, если клиент приезжал самостоятельно вывозить оборудование и попадал в очередь на складе. За полгода мы могли выплатить штрафов за простой на сотни тысяч рублей. Чтобы оптимизировать этот процесс, необходимо было создать онлайн-расписание, в котором можно обмениваться информацией о времени прибытия машин. Что мы и сделали.

Теперь перевозчики бронируют время приезда на погрузку/выгрузку в модуле «Управление временными окнами» на платформе Transporeon. При изменении времени доставки, мы можем варьировать «слоты». В модуле также видно, как в данный момент организована работа: кто уже отгрузился, кто поехал на другую точку, а кто опаздывает.

Теперь на своих заводах и складах мы «слотируем» все процессы при погрузке/выгрузке. Имея на руках статистику пиковых периодов работы на складах, мы также заранее прогнозируем, где нужно усиливать работу склада, а где ослаблять.



Кроме того, в работе с временными окнами нельзя не учитывать и наших В2В клиентов, для которых мы доставляем материалы прямо на строительную площадку. Здесь важно, чтобы доставка была точно в запланированное время. На это время может быть заказан дорогостоящий кран для разгрузки, а возможно уже запланирован монтаж оборудования. В данном случае мы должны четко отследить, когда машина забронировала «слот» у нас на погрузке и когда мы сможем отгрузить машину на площадке. При доставке на объект нам также важно вовремя иметь обратную связь о том, что клиент получил материал, поэтому мы требуем перевозчиков проставлять статус «доставлено» в Транспореон.

Задача 3. Сделать неожиданное ожидаемым

Еще один вопрос, который требует серьезной аналитики в перевозках любого крупного грузоотправителя – дополнительные расходы. Как вы обычно поступаете, если вам неожиданно звонит перевозчик и говорит о том, что клиент неожиданно попросил полностью открыть тент под кран? А может быть перевозчику пришлось стоять на погрузке целых 5 часов? Ответ очевиден: нужно рассматривать претензию, получать подтверждающие документы от перевозчика и изучать вопрос. Но для наших объемов перевозок такой способ несет значительные издержки.

Поэтому все системные доплаты мы ранжировали и работаем с ними через модуль «Управление доплатами». Мы оценили, какие дополнительные затраты как правило требуются для тех или иных клиентов, и теперь большинство из них можем спрогнозировать. Наиболее типичные причины доплат: дополнительная точка выгрузки, переадресация заказа, возврат товара на склад отгрузки, приобретение дополнительного пропуска, простой на выгрузке/погрузке, растентовка, которая не была заявлена ранее.



Механизм выставления претензий по дополнительным расходам осуществляется через модуль «Управление доплатами». Теперь перевозчику не нужно отправлять претензию по электронной почте, а достаточно зайти в свой транспортный заказ. Туда он выкладывает все документы. И, наконец, «Сен-Гобен» принимает решение: подтверждать или не подтверждать доплату.

Но есть и нетипичные допрасходы, которые сложно спрогнозировать. Например, в 2018-2019 г.г. мы несколько раз столкнулись с ДТП на внутренних площадках (заводах, складах). Такие ДТП несут в себе издержки, которые, как правило, не покрываются страховыми компаниями. Поэтому после того, как обработали несколько претензий, планируем включить данный пункт в модуль «Управление доплатами».

Задача 4. Построить четкую картину логистики

Итак, теперь мы имеем возможность назначать перевозчика на маршрут в автоматизированном режиме, распределяем заявки перевозчикам по долям и управляем временными окнами. При этом производственные мощности «Сен Гобен» ежемесячно растут, а вслед за ним и объём перевозок.

Поэтому, чтобы эффективно отслеживать сервис логистики, необходима отчетность по качеству работы перевозчиков, качеству передачи заказов и наличию дополнительных затрат.

Главная задача – сформировать визуализированную и информативную отчетность, которую удобно выгружать для формирования аналитики и статистики. Свою отчетность сможет видеть и перевозчик. Изучает ли он ее и насколько активно – для нас это также показатель его эффективности как подрядчика.

Задача 5. Видеть груз всегда и везде

Но цифровизация – процесс постоянный. И главная задача, которую мы ставим до конца 2019 года − полностью автоматизировать заказ транспорта. По нашим планам, заказ на доставку будет автоматически перенаправляться от одного перевозчика к другому. И при необходимости уходить в аукцион без участия специалистов «Сен Гобен», на основе критериев и механизмов платформы.

Еще одна задача – доработать модуль «Отчетность», сделав его максимально информативным и визуализированным. Также планируем расширить возможности управления временными окнами. Объем производственных мощностей «Сен-Гобен» вырос и необходимо «слотироваться» одновременно на нескольких площадках.

И, наконец, наиболее масштабная задача – организация полного контроля доставки. Сейчас статус о прибытии груза «Сен Гобен» проставляется на платформе Transporeon в течение 24 часов. Но хотелось бы получать отметку в режиме «онлайн» о том, что машина прибыла, выгрузилась. В наших планах, чтобы все происходило здесь и сейчас: водитель сообщил о том, что выгрузил заказ. Информация об этом в режиме онлайн была направлена на платформу «Сен-Гобен». А диспетчер проставил подтверждение о том, что машина прибыла и привезла стройматериалы. Для этого необходимо развивать электронный документооборот и делать «маркинг» о том, что подтверждающие документы получены.

Задача максимум по контролю доставки – понимать, где машина находится в данный момент и когда приедет. Например, каждую пятницу наши грузовики попадают в затор на выезде с двух заводов в Егорьевске, Московская область. И регулярно возникают одни и те же сложности с прибытием. Важно понимать, когда машина приедет и когда планировать отгрузку.

Благодарим компании Transporeon и Saint-Goben за активную помощь в подготовке материала.