По Сеньке и шапка: выбираем партнера по логистике


По Сеньке и шапка: выбираем партнера по логистике

Как тендеры могут помочь в выборе логистического партнера и какой выбрать

Евгений Галыгин Евгений Галыгин
CEO CGS Logistics




Приветствую, коллеги. Меня зовут Евгений Галыгин, я – СЕО логистической группы компаний CGS Logistics.


Логистика – основной инструмент, который влияет на стабильность поставок и, как следствие конкурентоспособность товаров у конечного потребителя. При этом каждый грузовладелец ставит свои задачи перед логистическим партнером. Но две задачи остаются неизменными: необходимость обеспечить бесперебойную цепь поставок и при этом предсказуемая/стабильная стоимость услуг.

Как тендеры могут помочь в выборе логистического партнера, какой будет конкурсная процедура в зависимости от типа тендера и какие нюансы нужно учитывать, сегодня об этом расскажу.

Этап первый – с чего начинается тендер

Главный вопрос, на который нужно ответить при выборе партнера по логистике – какой результат компания хочет получить? Возможно, приоритетом является минимальная цена услуг, или более важным является оперативность доставки: попадание во временные интервалы?

Например, если подразумевается доставка в отдаленные населенные пункты, у партнера должна быть разветвленная региональная сеть и физическая возможность доставить.

Тендеры для поиска партнеров по логистике можно разделить на три основных типа:

  • ● Закрытые тендеры – на собственных площадках.

  • ● Открытые тендеры на общедоступных платформах.

  • ● Тендерные процедуры в формате мониторинга рынка с инициативой от поставщиков.

Как разобраться, какой тип тендеров подойдет именно вам? Нужно задать себе несколько вопросов:

    Примеры вопросов:  Да Нет  Не знаю 
 Есть ли у компании собственная платформа для проведения тендера?       
 Есть ли у бизнеса уже зарекомендовавшие себя надежные партнеры по логистике?       
 Хотим ли мы как компания ограничивать круг возможных участников тендера?       
 Является ли для компании низкая цена важнее минимизации рисков (сроков и стабильности доставки, безопасности груза)?       
 Есть ли у нас ресурсы для постоянного мониторинга рынка?      


Если у компании есть собственная платформа для проведения тендеров и уже зарекомендовавшие себя партнеры в логистике, закрытый тендер – будет оптимальным вариантом. Также выбирайте закрытый тендер, если нет ресурсов для постоянного мониторинга рынка.

При этом если нет собственной платформы для проведения тендера и нет ресурсов для мониторинга игроков на рынке, ваш путь – открытый тендер. Можно также при необходимости сделать открытый тендер с ограниченным участием. Например, ввести минимальный денежный порог входа или потребовать определенный пакет документов в дополнение к базовому.

И, наконец, если у вас нет собственной платформы для тендера, при этом есть ресурсы для мониторинга рынка и важна низкая цена, можете попробовать тендер в формате мониторинга рынка. При таком тендере поставщики сами проявляют инициативу — а вы выбираете из всех предложений со стороны потенциальных партнеров наиболее оптимальное.

Еще одна характеристика тендера, с которой нужно определиться, что называется, на берегу – продолжительность.

Тендер может быть одноступенчатым – выбор происходит за одну итерацию, или двухступенчатым – сначала создается «шорт-лист» «топовых» кандидатов, а на втором этапе принимается финальное решение.

При проведении двухступенчатого тендера между двумя итерациями может пройти несколько месяцев. Сроки, соответственно, увеличиваются, что несет дополнительные затраты.
В каком же случае двуступенчатый тендер выгоднее?

Тендеры в области логистики часто проводят сразу на год. Это значит, что подрядчики в этом случае вынуждены формировать цены на год вперед. И если вы проводите тендер в конце уходящего года, то его участникам приходится закладывать в предложенную стоимость непредвиденные расходы: возможный рост цен в будущем году, сезонные колебания цен и ситуацию форс-мажора. Но у этой проблемы есть решение –двухступенчатая система тендеров.

«И если вы проводите тендер в конце уходящего года, то его участникам приходится закладывать в предложенную стоимость непредвиденные расходы: возможный рост цен в будущем году, сезонные колебания цен и ситуацию форс-мажора. Но у этой проблемы есть решение»

Например, первая часть тендера проводится в декабре: определяется пул потенциальных партнеров по логистике, которые подходят по всем критериям, кроме цены. Второй же этап тендера проходит в январе, когда цены на год станут более предсказуемыми. В этом случае компания сможет выбрать победителя, который предложит оптимальный бюджет.

Этап второй: если долго мучиться, все у на получится. Подготовка к тендеру

Этот этап включает в себя создание тендерного задания, формирование требований к подрядчикам, продвижение тендера и сбор заявок. Иногда это занимает больше времени, чем сам тендер и подведение его итогов. Но торопиться не стоит.

Первым делом создается структурированный перечень ожиданий от работы с потенциальным партнером. Лайфхак: шаблоны таких документов можно найти на тендерных площадках. Его можно взять за основу и адаптировать своих целей.

В тендерном задании нужно указать все специфические требования или особенности перевозки товаров компании. Ненужной информации здесь быть не может, опишите подробно все детали, чем подробнее, тем лучше, чтобы избежать сюрпризов в будущем.

На рынке много логистических компаний, которые специализируются на различных услугах, отраслевых сегментах, типах перевозок. От этого может зависеть их транспортный парк, наличие необходимой инфраструктуры, оборудования и, что очень важно, команды компетентных специалистов.

Актуальный пример: допустим, что необходима перевозка с соблюдением определенного температурного режима – например, для продуктов питания. В таком случае, партнеры по логистике, которые не соответствуют необходимым требованиям, автоматически уступают место тем, кто готов предоставить транспортные услуги такого формата.

Скор-карта для ранжирования

В дополнение к ТЗ необходимо создать для потенциального партнера по логистике скор-карту. Это вспомогательный инструмент, полезный для обеих сторон. Подрядчикам будет удобно с помощью скор-карты проверять, подходят ли они для участия в тендере. Таким образом, скор-карта упрощает и систематизирует процесс отбора заявок.

В скор-карту нужно внести важные для компании критерии по пунктам, в том числе:

  • • Срок работы на рынке;

  • • страхование ответственности за груз — есть/нет, на какую сумму;

  • • ответственность за сроки доставки — какие гарантии и штрафы предусмотрены у потенциального подрядчика;

  • • опции по отсрочке платежей — есть/нет, какие;

  • • наличие опыта перевозок именно в вашей отрасли.


Пример скор-карты

 №  Критерий   Балл
 1  Опыт работы компании на рынке логистики не менее 3 лет   10
 2  Наличие филиальной сети в регионах  8
 3  Ответственность за сроки доставки  6
 4  Отсрочка платежа не менее 30 календарных дней  8
 5  Наличие собственного парка транспортных средств  4
 6  Наличие публикаций компании в СМИ, сети интернет  6
 7  Online трекинг статуса перевозки  2
   Итог  44


Каждому из показателей присваивается вес в баллах, это информирует будущих участников тендера, какие требования являются для компании более приоритетными. А тем, кто проводит тендер, будет проще принять о решение о допуске к тендеру, и финальное решение, исходя из общей суммы набранных баллов.

Этап третий: продвинуть все

Варианты продвижения тендера выбираются в зависимости от его типа. Например, для открытых тендеров подойдет размещение сразу на нескольких площадках, например, «Тиконтракт», «Ростендер», b2b-center или BiCo.

Также можно поручить продвижение тендера организациям, которые занимаются подбором конкурсов для логистических компаний.

«Если нет собственной платформы для проведения тендера и нет ресурсов для мониторинга игроков на рынке, ваш путь – открытый тендер»


Для закрытых тендеров можно использовать рассылки, как через партнеров, так и через профильные организации. Важно правильно сформулировать название тендера, чтобы он заинтересовал логистические компании и не потерялся в потоке схожих предложений. Помимо рассылок, можно использовать точечное продвижение, например, через платную рекламу в поисковиках и соцсетях.

Если тендер проводится посредством мониторинга рынка, то необходимо поставить действующих партнеров в известность об очередной этап отбора и ждать от них предложений. Полезно изучить новые логистические компании и предложить им поучаствовать в тендере.

Сбор заявок

На этом этапе компания принимает заявки от участников и ранжирует их. Если компания проводит тендер самостоятельно, без привлечения профильного специалиста и не имеет такого в штате, советую изучить специальные материалы заранее. Помогут в этом отраслевые СМИ. Полезно также изучить законодательство, в том числе закон № 135-ФЗ, который регламентирует работу коммерческих компаний при проведении тендеров. Безусловно, если позволяют ресурсы компании, лучше привлечь профессионала, который знаком с функционированием рынка и поможет организовать тендер наиболее эффективно.

Этап третий: логисты, встаньте в ряд

Ну вот. Мы и добрались до самого главного – проведения тендерной процедуры. Давайте рассмотрим, как будет отличаться процедура выбора, в зависимости от типа тендера.

Если проводится закрытый тендер, первым вопросом, который надо решить, будет поиск площадки. Есть два пути размещения такого конкурса: арендовать сервис для проведения тендера или создать свой. Преимущество первого варианта в его экономичности: аренда на короткий срок будет стоить дешевле, чем разработка и поддержание собственной платформы.

Если у компании есть особые требования по безопасности или интеграции с вашей IT-структурой, тогда вам надо двигаться по второму варианту. Необходимо продумать, как участники будут информироваться о результатах. Это нужно прописать в документации до начала конкурса. Например, если каждому участнику будет отправлено письмо, важно заранее определиться с датой отправки.

Хочу отметить, закрытый тендер – затратное мероприятие, как с точки зрения бюджета, так и с позиции человеческих ресурсов. Лучше выбирать этот тип тендера, если компания крупная или необходим конкурс со сложной процедурой. Небольшому бизнесу выгоднее организовать тендер на открытой площадке.

Совет: при закрытом тендере создайте более лояльные условия для поставщиков. Например, можно установить более низкий уровень ответственности за груз и «расширить» сроки оплаты, чтобы удержать подрядчиков, которые подходят под критерии.

Открытый тендер подразумевает, что предложение размещается на общедоступных платформах. Например, таких как «Центр электронных торгов», «Стар» или РосТендер». Проведение некоторых тендеров (для госзакупок) обязывает организатора сформировать конкурсную комиссию, которая будет заниматься оценкой заявок и выбором победителя.

Помните, что открытый тендер – максимально прозрачная процедура. Компания должна создать и опубликовать конкурсную документацию, которая будет доступна для ознакомления всем желающим. Результаты тендера также должны быть опубликованы в общем доступе.

Совет: в ближайшем сезоне постарайтесь организовать двухступенчатый открытый тендер — так компания получит наиболее объективные предложения от потенциальных подрядчиков. Но поправку на непредвиденные обстоятельства все же стоит сделать: заранее подстрахуйтесь от недобросовестных подрядчиков и опишите штрафы за невыполнение условий договора, а также возможные причины его расторжения. При этом необязательно самим всегда следовать этим правилам и наказывать подрядчиков. Лояльность к партнерам позволит установить более доверительные отношения, а, значит, сэкономить и время на проверку, и деньги на транспортировку в будущем.

И, наконец, поговорим о тендере-мониторинге.

При тендер-мониторинге конкурс не проводится, но, тем не менее, есть определенная процедура. Необходимо изучить рынок транспортных услуг, а затем предоставить подрядчику возможность проявить себя. Для более точного понимания того, как осуществляется работа при выборе данного типа тендера, рассмотрим отдельную услугу, в зависимости от которой может меняться рыночное предложение.

Низкий порог входа для участников при такой процедуре повышает риск встретить недобросовестного исполнителя. Поэтому будущего подрядчика, с которым компания еще не работала, можно сначала проверить, доверив ему, например, перевозку небольшой, тестовой партии товара.

Совет: раз в неделю нужно делать рассылку пулу партнеров (и потенциальных партнеров) с актуальными направлениями перевозок. Поручайте заказ подрядчику, который предлагает наиболее выгодные условия. Такой подход помогает оптимизировать процесс транспортировки.

Однако при таком подходе к тендерной процедуре менеджеры по логистике будут загружены мониторингом рынка и не смогут выполнить весь спектр своих задач эффективно. Либо потребуется увеличить штат.

Кстати, провести мониторинг можно и с целью изучения рынка и его трендов. Например, определить порядок цен на следующий год или внешние факторы, которые могут влиять на уровень бюджета. Если компания придерживается стратегии усредненной цены, то есть стремится, чтобы товар стоил примерно одинаково вне зависимости от региона, мониторинг позволит оценить, какую дополнительную стоимость закладывать на каждую единицу товара, а значит, на перевозки в целом.

Если вы выбираете такой вариант для поиска подрядчика в качестве основного, наймите специалиста, который будет заниматься исключительно анализом рынка.

Итог: три маршрута тендера

В завершении мы структурировали основные варианты проведения тендеров и указали, при каких исходных данных лучше всего использовать тот или иной вариант.

   

Площадка

 Уровень компании  Реклама  Основная цель тендера
Закрытый тендер   Собственная или в аренду  Крупная компания  Рассылки по избранным подрядчикам, таргетированная реклама  Найти надежного партнера по логистике, а уже затем оптимизировать бюджет.
 Открытый тендер  Общедоступные платформы  Любая  Массовая рассылка, в том числе с помощью организаций-посредников.  Рассмотреть максимальное количество предложений и найти лучшую цену.
 Тендер-мониторинг  Нет  Любая  Рассылки по пулу логистических партнеров, постоянный поиск новых компаний для включения их в рассылку.  Выбрать лучшее на данный момент предложение из пула партнеров по логистике по соотношению цена/качество.


Безусловно, поиск логистического партнера — сложная и ресурсозатратная задача даже для профильного специалиста. Тем более, для владельца или руководителя бизнеса без специальной подготовки. Выбор партнера подразумевает детальное изучение рынка, мониторинг цен, формирование пула потенциальных логистических компаний. Но контракт с надежной и добросовестной сервисной компанией обеспечит оптимальную ценовую политику и стабильные поставки вашего товара.

Надеюсь, мои советы помогут в выборе типа тендера, сделают процесс его организации проще и эффективнее. И главное помогут найти и надежных и компетентных логистических партнеров, которые доставят ваши товары в срок, по прогнозируемым ценам.

Тэги: тендер, логистические компании, CGS Logistics, тарифы, сроки доставки
28.12.2020

Вам интересны самые значимые события отрасли, выставки и мероприятия, конфликты и сделки, интервью и невыдуманные истории коллег? Подпишитесь на рассылку* и будьте в курсе!
Ваше имя* Ваш e-mail*
*Всего одно письмо в неделю с дайджестом лучших материалов

Вам важно быть в курсе ежедневно? Читайте и подписывайтесь на наш Твиттер и Telegram
Хотите больше юмора, видео, инфографики - станьте нашим другом в Фейсбуке

Разместите новостной информер и на вашем сайте всегда будут обновляемые отраслевые новости






Читайте также



Другие статьи по темам

Аналитика ВЭД Таможня Интервью Задача и решение Итоги года Итоги недели Колонка редактора Конкурс Контроль Логизорро Личные трудности Лучшие люди Раскопки Складская логистика Учись, студент Фоторепортаж

Возврат к списку

Вверх
Вверх