Бумага сходит с рейса: как переход на ЭПД меняет логистику

С 1 сентября 2026 года использование электронного документооборота через ГИС ЭПД станет обязательным. По экспертной оценке, изменения затронут около 80% российского бизнеса.

Насколько компании готовы, какие есть барьеры и почему ЭДО – это фундамент цифровизации логистических процессов, обсудили представители бизнеса и Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» на конференции Контура «Искусство бизнеса».

Это не только про грузовики

Государственная информационная система электронных перевозочных документов работает с сентября 2022 года в добровольном режиме. Через аккредитованных операторов уже можно оформлять ЭТрН, путевой лист, договор фрахтования и ряд других документов.

С 1 сентября 2026 года использование ЭДО через ГИС ЭПД станет обязательным для железнодорожных, автомобильных, авиационных перевозок, а также для экспедиторов. В 2027 году к списку присоединятся морские и речные перевозчики.

По оценке директора Ассоциации «Цифровой транспорт и логистика» Полины Давыдовой, новые требования коснутся около 80% российского бизнеса, а не только транспортной отрасли. На практике это значит: производитель, который отправляет продукцию в торговую сеть, ритейлер, который ее принимает, дистрибьютор с собственным парком – все они участники перевозочного процесса и все будут работать с электронными документами.

Логика перехода понятна обеим сторонам. Государство получает прозрачность, бизнес – скорость: электронная накладная доходит до контрагента за секунды, документ не теряется и не требует повторного выпуска. Для компаний, которые оформляют сотни накладных в месяц, это означает более быстрое закрытие сделок, а значит, и более быструю оплату.

Причем сам переход не выглядит внезапным. Давыдова напомнила, что обязательный ЭДО в логистике задумывался еще в 2020 году как этап цифровизации отрасли. По ее словам, это первый шаг, без которого цифровая трансформация в сфере транспорта не случится. Пока документы остаются бумажными, любая автоматизация упирается в накладную, которую водитель везет в кабине грузовика.

Где пропадает сеть – там оживает бумага

Сегодня главное препятствие для бизнеса – нестабильные связь и интернет. Электронный документ нужно подписать и передать в систему, но маршрут водителя не всегда проходит там, где есть устойчивое покрытие. Для перевозчика это не абстрактный риск – без подтверждающего документа груз формально едет «вне правового поля».

Для преодоления этой сложности Минцифры добавил ГИС ЭПД и операторов ЭДО в белые списки – доступ к ним сохранится даже при ограничениях мобильного интернета.

Второе препятствие – психологическое сопротивление рынка. Новые правила требуют перестройки бизнес-процессов, и стоит признать, что отрасль, которая десятилетиями работала с бумажной накладной, расстается с ней неохотно. Компаниям предстоит выбрать оператора ЭДО, выпустить электронные подписи, интегрировать обмен документами с учетными системами, обучить людей и прогнать процесс на реальных рейсах.

Полина Давыдова подчеркивает: начинать работу с операторами ЭДО нужно уже сейчас, не откладывая переход на последние недели перед вступлением требований в силу.

Экономия, которая придет не сразу

Обязательный ЭПД – не финальная точка. Следующим этапом, по словам Давыдовой, может стать переход на единый формат электронного документа, который будут принимать разные ведомства.

Сейчас перевозчик отчитывается перед налоговой, транспортной инспекцией и другими госорганами – единый формат ускорит взаимодействие с государством. По прогнозу главы ЦТЛ, это может стать реальностью в течение ближайших пяти лет.

Стоит добавить, что выгоды от перехода рынок ощутит не сразу. Давыдова отметила: преимущества ЭПД проявятся в полной мере только тогда, когда по новым правилам заработают все участники цепочки. Пока часть контрагентов остается на бумаге, компаниям приходится поддерживать два параллельных процесса – а это двойные издержки вместо обещанной экономии.

Данные едут впереди груза

Отдельной темой дискуссии «Искусства бизнеса» стала связь электронного документооборота с внедрением искусственного интеллекта в логистику.

Эффект от ИИ уже измерим: по данным, которые привела Полина Давыдова, ИИ-маршрутизация сокращает пробег транспорта на 15–25%, а предиктивная аналитика снижает простои оборудования до 35%. И именно электронные документы превращают перевозку в данные, с которыми алгоритмы могут работать.

Еще нагляднее эта связь видна на примере автономных грузоперевозок. Компания Navio разрабатывает технологии автономного вождения и ИИ-решения для автомобильной отрасли.

Директор управления маркетинга и коммуникаций с государственными органами Navio Иван Соломин отметил, что переход на электронный документооборот – базовое условие для внедрения автономных грузоперевозок в регулярные логистические процессы.

Причем управление транспортным средством – лишь часть задачи. Разработки компании автоматизируют подготовку к рейсу, следование по маршруту, взаимодействие с инфраструктурой логистических комплексов, участие в сервисном обслуживании и реагирование на нештатные ситуации. Каждый из этих этапов опирается на цифровой документ – то, что появляется в отрасли вместе с ЭПД.

Что увезти с собой

• С 1 сентября 2026 года ЭДО через ГИС ЭПД станет обязательным и затронет около 80% бизнеса – не только перевозчиков, но всех участников цепочки.

• Главные барьеры – нестабильная связь и привычка к бумаге. Первый решается белыми списками, второй требует времени и перестройки процессов.

• Откладывать рискованно: начинать работу с операторами ЭДО эксперты советуют уже сейчас.

• Полную экономию рынок получит, только когда на электронные документы перейдут все контрагенты. Пока часть остается на бумаге, издержки двойные.

• ЭДО – фундамент для ИИ и автономных перевозок: ИИ-маршрутизация сокращает пробег на 15–25%, предиктивная аналитика снижает простои до 35%.