Обязательная ЭТрН: как не утонуть в затратах и очередях?

Надеяться на перенос сроков введения обязательной электронной накладной не стоит: вся информация, поступающая из Правительства и Минтранса РФ, говорит о том, что дата финальная и утверждена окончательно, ранее писал «Логирус» со ссылкой на начальника Управления электронного документооборота ФНС России Федора Новикова.

А это значит — менее чем через пять месяцев ЭТрН станет обязательной. Исключения: доставка грузов в регионах с военным положением, режимами повышенной готовности и чрезвычайных ситуаций. Физические лица и компании могут проводить перевозки с бумажными отправлениями для собственных нужд (не связанных с предпринимательской деятельностью), в том числе — сторонним транспортом с мест сбора урожая до складов, если грузоотправитель и получатель — одно лицо. Согласно проекту приказа Минтранса РФ, разрешены и каботажные перевозки компаниями из ЕАЭС без ЭТрН.

В остальных случаях, которые, по данным экспертов «Логируса», затрагивают доставку более 90% отправлений во всей России, электронная транспортная накладная становится обязательной.

Операторы ЭПД, логистические компании и другие участники процесса перевозки активно рассказывают об ускорении обмена документами, процесса оплаты и кратном снижении числа ошибок. Однако бизнес часто не учитывает, что после введения императива все окажутся в равных условиях, что уже не принесет конкурентного преимущества, подчеркнул Том Ширинян, основатель и генеральный директор платформы Vezubr.

Более того, у большинства операторов электронных перевозочных документов, которые входят в реестр допущенных Минтрансом РФ, уже сейчас очереди на подключение. Особенно много трудозатрат отнимают крупные компании, которым нужно существенно изменить бизнес-процессы, рассказал Данияр Садыков, коммерческий директор «Калуга Астрал».

Об этом «Логирусу» рассказали:

Перевозки без интернета и сложности с роумингом: какие иллюзии остаются?

По словам Данияра Садыкова несмотря на то, что эксперимент Минтранса РФ по перевозкам с электронной накладной длится с 2022 года, у многих компаний остается три больших заблуждения:

Во-первых, иногда бизнес верит в ограничения на оформление ЭТрН при отсутствии интернета. На самом же деле даже если связи нет, работники ГИБДД могут отсканировать QR-код у ближайшего опорного пункта по номеру транспортного средства. Дополнительно сотрудник правоохранительных органов может уточнить, что сейчас везет автомобиль и в каком направлении движется.

Во-вторых, многие компании ошибочно считают, что все участники перевозки должны быть клиентами одного IT-оператора – это не так: роуминг позволяет обмениваться отдельными титулами ЭТрН между различными операторами ЭПД. Подписант отслеживает обмен в своем интерфейсе. По словам Данияра Садыкова, механизм уже протестирован с крупнейшими операторами, включая «СКБ Контур», «Эдивеб», «Такском», «СберКорус», компанию «Тензор».

После формирования электронной транспортной накладной вся информация автоматически погружается в личный кабинет.

«Процесс этой визуализации – одна из основных задач операторов ЭПД. Важно, чтобы данные из документов могли видеть компании с разным IT-уровнем», – пояснил Данияр Садыков. Поэтому, например, «Калуга Астрал», встроенная в ландшафт 1С, развивает мобильное и десктопное приложения, а также веб-интерфейс.

В-третьих, остаются игроки, которые все еще надеются на перенос введения обязательной электронной накладной. Том Ширинян и Данияр Садыков со ссылкой на участников рабочих групп при Минтрансе РФ сходятся во мнении, что такие перспективы даже не обсуждаются.

«Иногда компании воспринимают переход на ЭТрН как “лишения для бизнеса”. Специально для таких игроков на выставке TransRussia-2026 мы показали презентацию о том, как подключиться из типовых решений 1С за 10–20 секунд», – пояснил Данияр Садыков.

«Стоимость базового стартового пакета, включающего 600 накладных, составляет 3–4 тыс. руб. Для сравнения – одна бумажная накладная обходится компании в 150–700 руб., добавил Данияр со ссылкой на данные Минтранса РФ и “Калуга Астрал”».

Ускорение процессов и равные условия: в чем скрытый минус?

Переход на ЭТрН ускоряет основные этапы перевозки и документооборота.

Цифровой формат исключает задержки при обмене бумажными документами, которые могут доходить к получателю до 30 дней. Данные появляются мгновенно, а участники перевозки получают доступ к ним в реальном времени. Такой подход позволяет ускорить оплату перевозки: подписать закрывающие акты и провести взаиморасчеты компании смогут в течение одного дня.

По оценкам «Калуга Астрал», скорость создания документов также кратно увеличивается: подготовить 100 электронных накладных можно примерно за то же время, что требовалось для 5 бумажных ТН. А оплату за перевозку можно ускорить до 20 дней, так как не нужно ждать получения бумажных оригиналов документов для их подписания.

При этом финальный эффект для компании зависит от ее внутренней структуры и количества согласований, добавил Данияр Садыков.

Кроме того, переход на цифровой формат позволяет повысить прозрачность всей цепи поставок. Теперь участники процесса могут видеть, насколько перевозка соответствует запланированным срокам и бюджету, а также где в данный момент находится груз. Исчезают «слепые зоны» – ситуации, в которых неизвестно, где именно простаивает автомобиль и почему заказ задерживается. Такой подход повышает доверие между сторонами и упрощает оценку рисков, поэтому некоторые страховые компании предлагают более выгодные условия по услугам – скидки для тех, кто перешел на ЭТрН, достигают 20%.

Цифровизация одновременно снижает количество ошибок, неизбежных при ручном оформлении документов.

Как отмечает Том Ширинян, при работе с бумажными документами неточности возможны у любой компании: например, разные варианты написания адресов — с лишним пробелом или буквой, различные варианты фамилий водителей.

В электронном формате такие ошибки отсеиваются автоматически: если документ оформлен некорректно, он просто не пройдет проверку в системе. А идентификация участников по ИНН исключает путаницу и дублирование. Благодаря этому формируется единая база достоверных сведений, которая становится основой качественной аналитики.

Кроме того, компании получают доступ к аналитике о товарах, сроках доставки, уровне загрузки, маршрутах и других параметрах в режиме реального времени, добавил Том Ширинян.

Данные позволят бизнесу выстраивать прогнозы, оптимизировать логистические цепочки и корректировать управленческие решения по мере поступления информации. Например, при управлении автопарком можно применять план-фактный анализ — сравнивать запланированные показатели маршрута с фактическими данными, полученными из электронных перевозочных документов и систем мониторинга.


Раньше информация о показателях маршрута поступала с задержкой: компании ориентировались на отметки в бумажных накладных, где время прибытия или отправления можно было указать с погрешностью в час или больше. При переходе на ЭТрН такие неточности исключаются — цифровые метки фиксируются автоматически, а система сразу показывает реальные отклонения от графика.

Это позволяет руководителю видеть не формальную, а реальную картину работы транспорта и принимать решения на основе точных данных, а не предположений.

Однако уже через четыре месяца, с момента запуска обязательной ЭТрН, компании окажутся в равных конкурентных условиях по уровню данных и даже те, кто перешел в цифровой формат первыми потеряют конкурентное преимущество, подчеркнул Том Ширинян.

Акцент «на цифру», сквозные процессы и другие козыри

Для получения конкурентного преимущества важно перевести в электронный вид не только накладную, но и другие перевозочные и универсальные передаточные документы (УПД), что позволит существенно сократить операционные издержки команды на их выпуск, подчеркнул Данияр Садыков.

Однако, если ограничиться только этим, компания все равно будет сталкиваться с большим количеством ошибок в межотраслевых бизнес-процессах, например при согласовании заказов с отделом продаж, обмене статусами погрузки со складским направлением или сверке отчетов по перевозкам с бухгалтерией (ошибки в расчетах простоев, штрафов и платежей перевозчикам).

Поэтому следующим этапом важно перевести все сквозные процессы компании в электронный вид, что позволит упростить взаимодействие смежных подразделений, сократив временные затраты и в перспективе – повысив маржинальность, пояснил Том Ширинян.

Электронные документы, юнит-экономика и маржинальные формулы

Корректно обработав данные из электронной накладной, компания может в десятки раз повысить точность расчетов себестоимости перевозки, убежден Том Ширинян.


Согласно аналитике Vezubr, более 90% игроков рынка до сих пор рассчитывают затраты бизнеса исходя из таких единиц учета как поставка или рейс, поделив общую стоимость на объем или вес перевозимых товаров.


В этом случае вместо конкретной стоимости товара компания получает «среднюю температуру по больнице».

В стремлении оптимизировать затраты получится лишь небольшая экономия, так как единственный возможный в этом случае способ – сокращение стоимости перевозки (1-2% от возможного потенциала).

А что, если завтра конкурент научится рассчитывать фактическую себестоимость доставки каждой единицы товара? Такая компания начнет пользоваться вашей неэффективностью на практике и получит значительное преимущество.

Избежать этого поможет запуск модели управления юнит-экономикой конкретного товара, благодаря которому бизнес узнает не просто стоимость рейса, а цену доставки конкретной единицы товара до того или иного пункта его продажи, пояснил Том Ширинян.



И, например, если ритейлер доставляет одну единицу сыра за 800 руб., а конкуренту эта перевозка обходится на 10% дороже, компания получает существенное конкурентное преимущество.


Однако проблема в том, что компании сталкиваются с острой нехваткой инструментов для корректного расчета юнит-экономики – по данным экспертов «Логируса», такую возможность предоставляют до 5% всех IT-платформ на рынке.

IT-ландшафт: от подписания накладной до сбора данных

Для оптимальной организации перехода на электронные перевозочные документы Том Ширинян рекомендует разделить весь процесс на четыре блока:

Первый – генерация данных о грузах, маршрутах, участниках перевозки для дальнейшего формирования и передачи формализованных документов. Исполнить его помогут системы управления транспортом и платформы автоматизации.

Второй – генерация формализованных документов (титулов) на основании данных из предыдущего пункта.

Третий – организация самого процесса подписания с достаточным уровнем шифрования и криптографии.

Четвертый – проверка и передача документов в государственную систему ЭПД, что доступно только аккредитованным операторам.

Уровни решений, основные шаги и масштабы

Компании, которая планирует перейти на ЭТрН Данияр Садыков рекомендует сначала определиться с задачами. Например, переход только на электронную накладную предполагает минимальное количество изменений, подключение ко всем остальным ЭПД, что потребует значительной перестройки бизнес-процессов, рассказал Данияр Садыков.