Наперегонки со спросом

В пандемию HoReCa¹ во всем мире внезапно перестала работать в привычном формате и постепенно переориентировалась на доставку, но куда в меньших объемах, так как покупатели стали ограничивать себя в расходах. Даже рестораны быстрого обслуживания с невысоким средним чеком, готовящие блюда «на вынос», потеряли в 2020 году до 40% клиентов (ист.), отмечают аналитики международной консалтинговой компании McKinsey&Company.

Люди резко изменили стиль жизни: стали готовить дома, работать удаленно, делать маникюр и стричь волосы самостоятельно. На рынке стала популярна модель do-it-yourself или «сделай сам». Изменение привычек неизменно повлияло на перераспределение каналов продаж: вместо столика в ресторане вечером в пятницу люди стали заказывать доставку продуктов из супермаркета. И если в России потребители имели возможность поужинать в ресторане уже в июне 2020 года, то в Европе локдаун продлился существенно дольше. Как следствие, традиционному ритейлу пришлось в авральном режиме пересчитывать планы по закупкам, а производителям и дистрибьюторам срочно изменять график производства, объемы закупок сырья и отгрузок готовой продукции.

«Ручные» прогнозы

До пандемии Reaton поставляла продукты питания в более чем 3 000 торговых точек Латвии, Литвы и Эстонии. На канал HoReCa приходилось 80% этого объема, еще 20% составляли поставки в крупные ритейл-сети: литовскую «Максима» и скандинавскую «Рими».

До августа 2019 года Reaton использовала собственные методы прогнозирования продаж с помощью простейших ERP-систем². Сотрудники отдела планирования делали расчеты по каждому SKU³ или товарной группе. Они же вели (и до сих пор ведут) всю коммуникацию с поставщиками и клиентами по оформлению документов и вопросам логистики.


Однако в ERP-системе можно было произвести лишь элементарный расчет по средним продажам, который не покрывал и части необходимых алгоритмов. Данный расчет включал в себя три этапа:

• 1. Расчет значения тренда.
• 
  
• 2. Расчет сезонности.
• 
  
• 3. Расчет прогноза.

Но такой вариант определения прогноза спроса не учитывает многих особенностей планирования. Например, управления сроками, необходимыми клиенту. Приведу пример.


Обычная EPR-система не будет учитывать эту особенность и формировать заказы поставщикам на новую поставку более свежего товара. При этом также открытым остается вопрос со старой партией, которую все же необходимо реализовать, но уже более мелким клиентам, которых устраивает месячный срок годности. Все это дает результат порядка 40-50% точности прогноза необходимого запаса товара на складе, что, при работе со скоропортом, означает почти такой же процент списаний по истекшему сроку годности или «сливов» продуктов без наценки.

Планирование по дням помогает обеспечить наличие всегда свежих продуктов в ресторанах, избегая стоп-позиций в меню из-за отсутствия ингредиентов для блюда и превышения допустимых сроков хранения, но делать такой прогноз спроса по всем клиентам в ERP, означает загрузить сотрудников только пересчетом изменяющихся данных.

С «машинной» точностью

Наша задача была помочь Reaton повысить точность прогнозирования продаж по каждой ассортиментной единице товара по дням, когда на базе построенного прогноза автоматически формируются листы заказа поставщикам. Важным требованием к IT-решению была возможность интегрированного планирования между отделами компании и учет особенностей каждого клиента.


Длительный этап подготовки и внедрения цифровой системы планирования спроса в компании Reaton завершился к августу 2019 года. А уж в феврале 2020-го точность прогноза спроса составила 85%, что на 40% выше, чем за аналогичный период 2019 года.

Ковидная трансформация

Пандемия изменила мир, и бизнес отреагировал на это моментально. Вся отрасль HoReCa Прибалтики и других стран, сначала приостановила работу, а со временем переориентировалась на доставку. Менять подход приходилось не только ресторанам, но и всем участникам цепей поставок.

Reaton также пришлось пересмотреть некоторые бизнес-процессы в компании. В частности, в связи с текущими изменениями на рынке потребовалась:

1. Переориентация на местных поставщиков.

Reaton поставляла в НоReCa и ритейл около 4 500 позиций товаров, большая часть которых импортировалась из-за рубежа. Однако после закрытия границ в связи с локдауном часть ассортимента пришлось заменить на продукцию внутреннего рынка Прибалтики, чтобы свести к минимуму риск сбоев в цепочке поставок, а также поддержать местных производителей.



   2. Планирование спроса с учетом непредвиденных факторов.

Перераспределение потребительских предпочтений в связи с локдауном не было изначально запрограммировано системой прогнозирования спроса. Основополагающие факторы подобных изменений, такие как блокировки торговых точек, вводились менеджерами по планированию вручную.


Точечная блокировка позволяла мгновенно исключить торговую точку из расчета ежедневной закупки от производителя и также быстро при необходимости включать ее обратно. Если ресторан, например, открывался вновь для работы на доставку. Таким образом, точечная блокировка позволила Reaton адаптироваться к непредсказуемой и быстрой ротации в активной клиентской базе дистрибьютора. В то время как «ручной прогноз» потребовал бы от компании огромного количества рабочего времени для ежедневной смены статусов контрагентов и вводу или отмене отдельных SKU.

Наша система позволила Reaton иметь более детальную и прозрачную информацию по каждой SKU, а также по потребностям каждого клиента в ежедневном разрезе для принятия решения об общей закупке. А сотрудники дистрибьютора, менеджеры по планированию и закупкам контролировали процесс ввода факторов.

Не считая периода с марта по апрель 2020 года, точность прогноза продаж компании Reaton сохранилась на уровне 75-80%, согласно данным внутреннего аудита продуктового дистрибьютора.

Коллаборации в логистике

Для забора продукции от поставщиков Reaton использует как собственный, так и наемный транспорт. Последний привлекается для доставки в тех случаях, когда перевозка собственными грузовыми машинами не выгодна. Например, если в каком-то районе закрылась часть торговых точек и загрузить целую фуру не представляется возможным. Аналогичным образом оптимизировали и доставки клиентам.

Ведь если собственный грузовик едет полупустым, компания продолжает нести издержки в виде зарплаты водителю, расходов на амортизацию и топливо и т.д. А когда несколько компаний объединяются и нанимают одну фуру для транспортировки груза, то совместная перевозка становится выгоднее использования собственных транспортных ресурсов.

Елена Федорченко, руководитель отдела планирования и закупок компании Reaton:


Кризис COVID-19 выявил слабые места в цепочках поставок и подчеркнул важность гибкости и адаптируемости всех процессов. Так как решение этих задач позволит бизнесу качественнее и быстрее согласовывать предложение со спросом.

---

¹HoReCa – термин, обозначающий множество компаний, которые оказывают услуги в сфере гостеприимства

²ERP-система – информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большинство критически важных для работы компании данных

³SKU – идентификатор товарной позиции (артикул), единица учета запасов