Лебедь, рак, логист и перевозка

О том, как прорубить «единое окно» к управлению перевозчиками



Здравствуйте, меня зовут Михаил Мезенцев, я – управляющий директор компании – разработчика IT-системы управления логистическими процессами в сфере автоперевозок TMS-платформы Alltrucks.


С наступлением пандемии и массовым переходом сотрудников на удаленную работу мы заметили заметный рост спроса на системы управления транспортной логистикой (Transport Management Systems) примерно на 200%. В первую очередь это связано с тем, что TMS-платформы позволяют синхронизировать удаленную работу сотрудникам разных отделов, которые привыкли сидеть в соседних кабинетах – бухгалтерам, юристам, логистам. Но этим функции таких решений не ограничиваются. В данной статье я хочу рассказать, как TMS-платформы помогают решать ключевые задачи транспортной логистики:

1. Выбор перевозчика. Чем больше будет вариантов в распоряжении заказчика, тем выше конкуренция, а значит оптимальнее стоимость и меньше накладок.

2. Взаимодействие с перевозчиком без потери времени и ресурсов.

3. Оптимизация рутинной работы, обмен документами, работа с Excel и коммуникация в электронной почте.

4. Контроль перевозки.

Какие инструменты TMS-платформы помогают решить эти задачи? Как можно с ее помощью снизить издержки и как правильно выбрать разработчика? Сейчас об этом и расскажу.

Часть 1. Скажи мне, кто твой перевозчик и я скажу, кто ты

Первая задача по организации эффективной транспортной логистики – это выбор «пула» перевозчиков.
Это очень ответственный этап, поскольку в нем кроется сразу несколько возможных проблем. Во-первых, если логист распределяет направления по нескольким перевозчикам, с которыми уже работал раньше, за пределом его видимости остается огромное количество потенциально более выгодных вариантов.

Если расширить круг перевозчиков и выбирать их по оптимальным критериям, средняя стоимость перевозки в итоге снижается на 5-15%. Это правило работает в любой отрасли: чем больше поставщиков конкурируют за оказание услуги, тем оптимальнее будет стоимость этой услуги. В ручном режиме логист физически не может проработать больше 5-7 контрагентов, а TMS дает ему доступ к десяткам вариантов. И главное, эти варианты подбираются не исходя из личных предпочтений, а на основе заранее проработанных критериев отбора. Кроме того, должен быть оптимизирован контакт с ними, то есть должно быть минимальное участие специалистов компании.

«Если расширить круг перевозчиков и выбирать их по оптимальным критериям, средняя стоимость перевозки в итоге снижается на 5-15%»



Как правило, всего в TMS-платформе не менее 300 вариантов перевозчиков разной специализации: генеральные грузы, сборные грузоперевозки, негабаритные перевозки и так далее.

Например, на нашей платформе сейчас зарегистрировано более 700 перевозчиков. Коммуникация с ними, как и вообще работа в системе, идет по принципу «одного окна», что помогает логисту не путаться, не терять данные и держать под рукой всю необходимую информацию.

Вторая подзадача по выбору перевозчиков, которую решает TMS-платформа – исключает коррупционную составляющую, когда логист и перевозчик в сговоре. Логист компании дает ему перевозку и получает за это процент.

Мы видели такие ситуации у клиентов изнутри: например, один известный производитель продуктов питания, у которого было более тысячи отправок ежемесячно, работал только с 3 перевозчиками. Более того, все они были аффилированы между собой – даже конкурсную документацию от этих якобы разных фирм готовили одни и те же люди. Руководство об этом не подозревало, а тем временем компания платила за перевозки на 15-20% выше рынка.

В TMS логист не может отдать заказ перевозчику, к которому он лоялен, потому что подбор водителя прозрачен для всех сторон. Алгоритм выбирает не только по цене, но и по заданным клиентом критериям, при этом учитывается и общий рейтинг перевозчиков.

Кроме того, каждая транспортная компания ищет для себя надежных перевозчиков. Вопрос кражи грузов до сих пор актуален, а убытки от них превышают 100 млн рублей в год, и большая часть преступлений совершается с помощью сговоров с водителями. Как правило, в штате компаний есть специальные сотрудники или службы безопасности, но TMS здесь выступает дополнительным фильтром.

Она дает доступ только к тем перевозчикам, которые прошли несколько этапов проверки. Например, при регистрации на платформе AllTrucks компании предоставляют нам свои ИНН, выписку из ЕГРЮЛ, юридический и фактический адреса. Мы проводим первичную проверку, формируем экспресс-отчет по компании: есть ли массовые регистрации на указанные адреса, исполнительные производства, судебные предписания, налоговые задолженности. Далее, для полной регистрации перевозчик загружает учредительные документы и подтверждает полномочия подписантов. Плюс ко всему, должна быть возможность проверить водителя, который приедет непосредственно за грузом. Например, TMS-платформа AllTrucks интегрирована с системой безопасности, которую используют банки для проверки физлиц при выдаче кредитов. Можно посмотреть, был ли судим водитель и по каким статьям, есть ли у него административные правонарушения, долги и просроченные кредиты. Это дополнительный фильтр, который идет в помощь службам безопасности компаний.

Часть 2. Работа с перевозчиком: как «приручить» контракты

Вторая задача, которая стоит перед любой компанией при управлении транспортной логистикой – это взаимодействие с перевозчиками.

Компании, которые работают с перевозчиками, часто взаимодействуют с ними по системе долгосрочного контрактования. Заключается контракт на срок от месяца до года, по которому цена на перевозку фиксируется.

Несмотря на то, что стоимость перевозки может «плясать» в течение нескольких месяцев даже на 30% (как это было в этом году из-за карантина), благодаря таким контрактам перевозчики снимают с себя нагрузку по постоянному оформлению документации и страхуют от резких скачков цен вверх. Но само по себе оформление контракта – очень трудоемкий процесс. Если у логиста он не автоматизирован, все может затянуться на 2-3 месяца: предложения от сотен перевозчиков по сотням направлений нужно вручную сводить в Excel и отбирать по нужным критериям, готовить договоры, соглашения, гарантии на объемы.

«Предложения от сотен перевозчиков по сотням направлений нужно вручную сводить в Excel и отбирать по нужным критериям, готовить договоры, соглашения, гарантии на объемы»



Платформа же помогает ускорить процесс контрактования, не терять деньги на слишком долгосрочных контрактах и оформлять документы быстрее – за 3-5 дней. Для этого сначала платформа отбирает топ-10 перевозчиков по заданными критериям. Обычно они уже либо прошли предквалификацию в системе, либо еще проходят. Затем отбирается топ-5 перевозчиков с наиболее оптимальной стоимостью и высоким качеством, контракт отдается первому их них, а если он не сможет предоставить нужное количество транспорта в определенное время, передается дальше по топ-5.

Помимо долгосрочного контрактования, TMS помогают логистам и в проведении торгов по отдельным направлениям. Система торгов чаще всего использует по тестовым для компании направлениям или для того, чтобы оценить возможности по доставке на конкретном маршруте. Распределение заявок происходит с помощью алгоритма, который ни с кем не имеет «добрых отношений» и любые манипуляции с ними исключены.

Часть 3. Обмен всем: как не надорваться от бумажной волокиты

Если процесс не автоматизирован, специалистам по логистике приходится тратить не менее 50% рабочего времени на рутинную работу по обеспечению перевозки: выставление заявок, обмен документами с контрагентами и со своими коллегами из других отделов, с водителями (особенно если происходят форс-мажоры). Все это происходит в разных каналах – почта, телефон, мессенджеры. Этот процесс, во-первых, бесконечен, а во-вторых, вообще не приносит никакой добавленной стоимости.

Такая нагрузка мешает специалистам по логистике мыслить стратегически и решать более глобальные задачи в своей работе. Решить проблему можно, переместив рабочее пространство логиста в TMS-платформу. В ней в режиме «одного окна» можно автоматически выставлять документы, согласовывать их, контролировать их движение в компании и направлять контрагентам.

Приведу пример одного из наших клиентов – компании ATLogistics. Долгое время они работали в ручном режиме, вели записи в Excel и созванивались по телефону с подрядчиками. Но как только они начали расти и число заказов на отдел с отметки 100 увеличилось до 350, руководство поняло, что необходима оптимизация. TMS помогла им увеличить производительность труда в 2 раза и сократить количество ошибок, которые совершаются из-за человеческого фактора.

Особенно острый вопрос для многих транспортных отделов – движение документов и проведение оплат. Сейчас после завершения перевозки транспортная компания отсылает заказчику бумажные документы как в «черный ящик» – их дальнейшая судьба остается неизвестной, при этом отсрочка платежа составляет 30-60 дней, и это если документы нигде не потерялись и нигде не была допущена ошибка. В противном случае сроки оплаты снова отодвигаются. При этом речь может идти о суммах в миллионы рублей, которые перевозчику жизненно необходимы в оборот уже сегодня и, если их нет, он может быть вынужден отказаться от заказов, либо кредитоваться в банке.

В TMS-платформе обмен документами происходит так: после завершения перевозки нажатием одной кнопки логист формирует электронный реестр перевозок, подписывает и отправляет их своему заказчику. В системе настраиваются нормативные сроки согласования, подписания и оплаты – всё это абсолютно прозрачно с обеих сторон. Благодаря этому у перевозчиков появляется новый инструмент планирования.

Часть 4. Контроль перевозки: «большой брат» все видит

Очень важный для каждой компании процесс – контроль перевозки. Как вы знаете, ранее всю информацию логисты получали по телефону со слов водителей. В TMS и других автоматизированных системах есть возможность видеть машину в реальном времени.

Снова обращусь к примеру наших клиентов ATLogistics. Как рассказывает руководитель отдела автомобильной логистики компании Илья Хмелев, при «отгрузке» 40 перевозок в день отслеживать автомобили вручную становится физически невозможно. Особенно при условии, что не каждый водитель сразу берет трубку и иногда с ним нужно переговорить несколько раз за день. В итоге на отслеживание одной машины без мониторинга по GPS может потребоваться 2-3 часа времени.

TMS-платформы предлагают различные механизмы контроля перевозок. Он может включать трекинг местонахождения автомобиля по GPS, контроль температурного режима и состояния грузов с помощью специальных датчиков, связь с водителем с помощью телефона или, все чаще, – с помощью мобильного приложения, а также прогнозирование и контроль время прибытия, погрузки и разгрузки автомобиля.

Мы в AllTrucks, помимо трекинга по датчикам GPS, ведем переговоры с операторами сотовой связи, чтобы автоматизировать отслеживание перевозок через сотовые вышки и телефон водителя.

Мобильные приложения предлагают многие разработчики TMS и на нем как на важнейшем элементе контроля хочу остановиться подробнее. Приложение позволяет исключить ненужные звонки диспетчера водителю и позволяют логисту видеть сразу целый набор данных по маршруту, отклонение от плана, уровню топлива (если машина оборудована соответствующими данными), расчетное время заправки, прибытия, разгрузки и многое другое.

Например, в приложении AllTrucks водитель может оперативно изменить статус выполнения заказа, загрузить фотографии (чтобы показать состояние груза или повреждение автомобиля), а также информировать о ЧП или поломке, чтобы логист максимально быстро отреагировал. Все эти данные отправляются в автоматическом режиме, тем самым у логиста есть возможность онлайн отслеживать, как проходит перевозка, загрузка или разгрузка.

Часть 5. «Всего одна кнопка»: как часто нужно обновление

Главные тренды в грузоперевозках сейчас – быстрые и удобные коммуникации, комплексный подход и режим «одного окна» для клиента, оптимизация стоимости перевозки, контроль перевозки. И следовать этим трендам невозможно без систем автоматизации.

Коронакризис, удаленный режим работы, скачкооборазный спрос на доставку диктуют свои новшества в работе транспортно-логистической отрасли. Автоматизируются даже те, кто раньше и не задумывался об этом. Плюс ко всему, компании стремятся к оптимизации расходов и один из способов – это повышение прозрачности линейки расходов, автоматизация.

К примеру, у наших клиентов есть запрос на полный отказ от бумажных документов в работе с контрагентами. Поэтому мы в AllTrucks планируем полный переход на электронные товарно-транспортные накладные и путевые листы еще до их законодательного внедрения по всей России (напомним, недавно Минтранс завершил эксперимент по тестированию этих документов в электронном виде взамен бумажных в 6 регионах). При этом с собой нужно будет возить одну бумажную копию для ГИБДД. Отказ только от одного экземпляра этой бумажной копии в масштабах крупных компаний, по нашим подсчетам, экономит до 3 млн листов бумаги в год.

Кроме того, мы видим потребность клиентов в развитии функционала, связанного с тендерами не только на автоперевозки, но и на складские услуги, и мультимодальные перевозки.

Итог: «золотые» правила TMS-платформы

В качестве вывода приведу краткий перечень критериев, на который нужно ориентироваться при выборе TMS-платформы:

Комплексность подхода. Сегодня многие платформы называют себя TMS-системами, но по-настоящему ощутимую выгоду можно получить от продукта, который глубоко проникает во взаимодействие перевозчика и заказчика. Очень важна возможность максимальной интеграции с учетными, аналитическими и информационными системами компании, в системе должна быть возможность выставлять и обмениваться документами, проводить конкурсы. Проще говоря, нужно выбирать ту систему, которая максимально «покрывает» бизнес-процессы от аккредитации перевозчика до оплаты перевозки и обмена закрывающими документами.

Гибкость платформы. Возможность оперативно доработать систему и расширить ее функционал. Мы знаем примеры, когда клиент, начав работать с TMS, «входил во вкус» и хотел «кастомизировать» её под себя. Но после общения с разработчиками платформы выяснилось, что на то, чтобы согласовать одну дополнительную кнопку в работе системы потребуется несколько месяцев. В итоге само внедрение этой кнопки заняло у клиента больше года.

Планы платформы по развитию новых технологий. Хорошо, если разработчики видят, куда движется рынок, чувствуют потребности своих клиентов и имеют предварительный план, как обеспечить эти потребности.

Стоимость системы и дополнительных опций. Безусловно, каждая компания сама определяет, сколько она может потратить на TMS, но важно, чтобы было прозрачное ценообразование. Важно, чтобы разработчики показали, сколько стоит базовый работоспособный функционал, а не полупустая модель, от внедрения которой не будет толку. Например, на нашей платформе есть система управления временными окнами. Она отслеживает свободные временные окна на предприятии, когда водитель может приехать на погрузку, и назначает для него номер ворот, время погрузки, время, в которое будет доступен товар. Данный функционал на платформе реализован отдельным модулем, доступ к которому предоставляется дополнительно.

Узнайте подробнее про отраслевые решения Alltrucks и возможности демонстрации для Вашей компании.


Тэги: AllTrucks, TMS, управление перевозками, автоматизация, цифровизация, электронный документооборот, система управления автоперевозками, система управления временными окнами
23.11.2020

Вам интересны самые значимые события отрасли, выставки и мероприятия, конфликты и сделки, интервью и невыдуманные истории коллег? Подпишитесь на рассылку* и будьте в курсе!
Ваше имя* Ваш e-mail*
*Всего одно письмо в неделю с дайджестом лучших материалов

Вам важно быть в курсе ежедневно? Читайте и подписывайтесь на наш Твиттер и Telegram
Хотите больше юмора, видео, инфографики - станьте нашим другом в Фейсбуке

Разместите новостной информер и на вашем сайте всегда будут обновляемые отраслевые новости






Читайте также



Другие статьи по темам

Аналитика ВЭД Таможня Интервью Задача и решение Итоги года Итоги недели Колонка редактора Конкурс Контроль Логизорро Личные трудности Лучшие люди Раскопки Складская логистика Учись, студент Фоторепортаж

Возврат к списку

Вверх
Вверх