Хаос у ворот: как укротить «дикое поле» складского двора

Фраза «мы не можем улучшить то, что не можем измерить» – фундаментальный принцип управления процессами, который подчеркивает значимость объективных данных и четких критериев для достижения эффективности в бизнесе. В логистике это особенно актуально: без точных данных о движении транспорта, времени операций и загрузке ресурсов любые попытки оптимизации выполняются исключительно интуитивно как «стрельба вслепую».

Разберем, почему и как система управления двором (Yard Management System, YMS) становится критически важным инструментом для устранения «слепых операционных пятен» в обработке транспортных потоков.

Синдром «слепого» двора

На написание этой статьи подтолкнула следующее наблюдение, полученное за несколько лет работы с заказчиками в данной сфере: большое количество предприятий делают инвестиции в системы управления складом или в системы управления транспортом. А территория, где сталкиваются два звена логистической цепи поставок управляются по старинке, на основе человеческого фактора и принципа «как сложится, так и будет». И так работает многие годы и вроде как даже не вызывает острого желания изменить ситуацию, оставляя в управлении двором зоны неопределенности, где:

нет управления и точного учета времени прибытия/отбытия транспорта;
неизвестно текущее местоположение грузовиков перед и на территории;
невозможно оперативно оценить загрузку зон разгрузки/погрузки;
отсутствует прозрачность в распределении ресурсов (техника, персонал);
данные о статусе операций, общение с поставщиками, клиентами и перевозчиками передаются «вручную» (по рации и телефону).

Что имеем:

простои транспорта (до 30-40% времени);
конфликты между водителями и персоналом;
нарушение сроков отгрузки;
перегрузка или очереди к отдельным зонам двора;
рост операционных издержек.


Так выглядит работа во дворе предприятия, где управление основано на человеческом факторе. Мысль, которая меня удивила и мотивировала на написание этой статьи состоит в том, что как только в ходе тестовой эксплуатации мы показываем заказчику возможности современной системы управления двором, заказчик тут же начинает считать эту систему критически важной для его бизнеса. Хотя раньше работал без нее. Наиболее ярко это выразил один из заказчиков, когда мы задали вопрос о промежуточной оценке им первых результатов тестовой эксплуатации. Мы спросили, может ли он сравнить что было «До» и как стало сейчас. Привожу ответ без дополнительных комментариев:

«Цифр нет, так как нет информации «как было». Зато мы начинаем понимать, где и как можно облегчить работу.

Из больших плюсов – мы (наконец-то!) онлайн видим историю приемки поставки, начиная с прибытия водителя на КПП».

Конец эпохи «дикого двора»: система слотов и план-факт

Современная развитая система управления двором позволяет применить метод управленческого план-фактного анализа, что делает управление входящими на склад и исходящими со склада потоками чрезвычайно эффективным.

Для планирования применяется два основных метода:

• 1. свободное планирование окон, когда мы предоставляем возможность контрагенту или его перевозчику выбрать из составленного нами расписания удобное для приезда окно;
• 
  
• 2. директивное планирование, когда склад или производственное предприятие само определяет наиболее удобные временные окна для прибытия того или иного контрагента.

Планирование этой деятельности помогает получить ряд существенных выгод:

• во-первых, это позволяет улучшить контроль над данной частью бизнеса, нормировать показатели и обеспечить своевременное уведомление и принятие мер в случае отклонений;
• 
  
• во-вторых, сравнение фактических показателей с плановыми помогает выявить расхождения и определить причины возникновения проблем, что положительно скажется на уровне сервиса складского звена.

Система управления двором создает полную видимость процессов перед и на территории склада:

1. Регистрация транспорта и контроль прибытия.

Для регистрации транспорта и контроля своевременности его прибытия применяют современные коммуникационные средства:

Регистрация через мессенджеры и контроль геолокации.

Терминалы самостоятельное регистрации на КПП.

Фиксация проезда транспортного средства камерами с распознаванием номеров.

Самостоятельная регистрация позволяет своевременно, без отвлечения ресурсов, предоставлять актуальную информацию какие машины с какими грузами прибыли и ожидают разгрузки. Это дает возможность эффективно управлять приоритетами обработки машин в автоматическом или ручном режиме.

2. Управление движением, назначение ворот/мест разгрузки/погрузки.

Информационные табло, мобильные телефоны водителей – это удобные средства доведения команд управления до участников процесса во дворе склада.

Система управления двором на основании назначений ворот, доступных ресурсов, информации о том, какие машины с каким грузом прибыли к территории формирует назначения транспортных средств на соответствующий док, доводя указания до водителей.

3. Контроль статусов операций.

Одна из важнейших функций системы управления двором, обеспечивающая визуализацию работы во дворе склада, выполнение всеми установленных регламентных процедур, мониторинг своевременности. Контроль статусов операций позволяет доступными средствами без дополнительных инвестиций в технические средства ГЛОНАСС/GPS мониторинга обеспечить отслеживание местоположения и деятельности участников процесса погрузо-разгрузочных операций.


4. Управление и оптимизация ресурсов

YMS превратит «слепую зону» двора в управляемый актив, где:

• каждый ресурс (площадь, техника, персонал) будет «прозрачен» для управления и используется на максимум;
• процессы синхронизированы с WMS/TMS;
• риски минимизированы за счет прозрачности и контроля.

Очереди: применение тайм-слотов и «умной» динамической электронной очереди ликвидирует хаотичные скопления грузовиков, устранит возникающие в очередях конфликты.

Разгрузка/погрузка: балансировка времени прибытия транспорта в соответствии с ресурсами склада, алгоритмическое управление и координация транспорта и персонала позволит сократить времени операций на 20-40 %.

Реакция на нарушения или сбои: мгновенные уведомления ответственных о задержках, перераспределение задач в реальном времени позволит обеспечить своевременность погрузо-разгрузочных операций.

Автоматическое формирование отчетов о занятости доков, техники, персонала, своевременности прибытия ТС и выполнения работ обеспечит необходимый уровень аналитики для успешного управления.

Результат: рост пропускной способности склада, снижение издержек, повышение лояльности клиентов за счет соблюдения сроков.

Алгебра идеального двора: три переменные для уравнения прибыли

Теперь, когда территория нашего склада получила механизмы управления и визуализации текущего состояния погрузо-разгрузочных операций, задача для оценки деятельности двора склада стала достаточна проста. Данные, которые фиксирует Система управления двором, дают нам возможность измерить результативность планирования, загрузку наших ресурсов, соблюдение расписания со стороны контрагентов и сотрудников склада и других аспектов нашей работы. А это значит, что теперь мы получили возможность последовательно работать над улучшением этих показателей, понимая результативность предпринимаемых мер. Мечта управленца.

Следуя принципу релевантности, говорящему о том, что показатели должны соответствовать стратегическим целям предприятия и специфике работы двора мы предполагаем, что каждое предприятие сформирует свои собственные показатели, улучшая которые, получит оптимизированный процесс выполнения погрузо-разгрузочных работ, полностью сбалансированный с имеющимися ресурсными возможностями и с минимум потерь.

Со своей стороны, мы хотим предложить только несколько начальных KPI, которые могут быть приняты большинством предприятий за основу, за некоторый базис, от которого можно оттолкнуться.

Представляем вашему вниманию Ключевые KPI складского двора.

Материал подготовлен компанией «АНТ Технолоджис». Реклама, ООО «АНТ Технолоджис», ИНН 7713689918, erid: 2W5zFHzEdiH