Архив с электронным штрихом

О том, как постепенно отказаться от «бумаги» в логистике

Ольга Матрон Ольга Матрон
международный юрист в области логистики
Ольга Бабаева Ольга Бабаева
директор по развитию «Умной Логистики»



С 1 января 2022 года в России будут законодательно внедрены электронные товарно-транспортные накладные и другие документы, связанные с автомобильными грузоперевозками. Отказ «от бумаги», по оценкам министра транспорта РФ Виталия Савельева, позволит к 2030 году в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов.

Для достижения выше обозначенных целей в конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию утвердил концепцию (ист.) развития электронного документооборота (ЭДО), разработанную Федеральной налоговой службой. Ее планируется реализовать в два этапа:

• Первый этап: с 2021 по 2022 год будут приняты необходимые меры, чтобы создать условия для полного перехода на ЭДО и применения цифровых технологий. В частности, планируется, что данные в цифровом виде будут предоставляться однократно.

• Второй этап: на 2023 по 2025 годы запланирован полный переход на ЭДО и применение цифровых технологий. Кроме того, планируется обеспечить унификацию данных в рамках ЭДО.

В переходе на ЭДО бизнесу может помочь такой инструмент, как штрихкодирование и управление документами (ШКУД). Об этом сегодня и поговорим, а именно:

• Какие этапы должна пройти компания на пути к электронному документообороту?

• Зачем «штрихкодировать» бумажные архивы?

• Как просчитать выгоды от оцифровки?

• И без чего отказ от бумаги бессмыслен?

«Закодированные» архивы

По своей сути штрихкодирование и управление документами – это один из инструментов электронного документооборота. Технология позволяет упростить учет и поиск документов: договоров, приложений, протоколов, актов, счетов, накладных. А также решает задачу оцифровки и внесения в базу данных действующих и архивных бумажных документов.

Штрихкод можно создавать автоматически в новых электронных документах, а можно распечатать отдельно и наклеить на бумажные оригиналы. Он содержит информацию о содержании и типе документа, его комплектности, сроках действия. При поиске документа можно задавать определенные критерии и быстро находить нужный. Кроме того, можно проверить содержание архива, не разбирая каждую папку. Чтобы работать с документами, действующими или архивными, можно использовать любой гаджет с доступом к интернету.

Штрихкод содержит информацию о типе документа, его комплектности, сроках действия

ЭДО: цифровые задачи

Электронный документооборот и штрихкодирование, в частности, помогают решить следующие задачи:

#1 Вести учет сделок и документов, распределять задачи и определять эффективность сотрудников

Внутренний электронный документооборот помогает сотрудникам компании эффективно взаимодействовать между собой: быстро обмениваться информацией, согласовывать разного рода документы, получать обратную связь и четкие комментарии. Внешний ЭДО позволяет фиксировать договоренности, оформлять и вести договоры, контракты в удобном режиме и формате без потерь экземпляров.

Поскольку ШКУД это часть электронного документооборота, то он помогает решать схожие задачи. Кроме того, штрихкодирование позволяет обмениваться и бумажными документами: оцифровывать, искать и передавать контрагентам.

#2 Ускорить обмен документами и оплату

С помощью ЭДО и ШКУД можно быстро обмениваться платежными документами, согласовывать акты и выставлять счета, вносить соответствующие корректировки при необходимости.

Более того, нужно понимать, что перевозка может быть оплачена лишь после того, как накладная будет доставлена в бухгалтерию грузоотправителя. В случае, если документ на бумажном носителе, он может доставляться от 5 до 30 дней. В зависимости от того, откуда стартовал водитель и где перевозка была завершена.

ЭДО позволяет ускорить процесс оплаты услуг перевозчика и избежать длительных отсрочек платежа.

#3 Экономить ресурсы

Если компания пользуется только бумажным документооборотом, то делопроизводитель или архивариус становится уникальным сотрудником. Ведь только он знает, где лежат нужные документы.

Использование ЭДО и ШКУД помогают каждому сотруднику найти нужные договоры, акты, платежные поручения и вынести из них нужную информацию. Например, срок действия договоров и согласованные ставки, выставленные и оплаченные счета и акты можно отслеживать в автоматическом режиме. ШКУД позволит экономить время бухгалтерии: если необходимо подобрать документы по запросу налоговой (ФНС), то по штрихкоду программа автоматически сформирует пакет документов.

О том, каким будет механизм перехода на ЭДО в грузоперевозках читайте в статье «Электронная накладная: степень прожарки»

#4 Помочь наладить работу в удаленном формате

ЭДО, как инструмент оперативного обмена информацией, а также согласования и подписания документов, достаточно хорошо показал себя во время пандемии. Еще в первый локдаун бизнес столкнулся с необходимостью перевода минимум 30% сотрудников на удаленный формат работы. В основном на «домашний режим» перевели бухгалтерию, юридический и кадровый отделы, а также IT-специалистов. Отделы уже не могли обмениваться бумажными документами, и роль ЭДО закономерно возросла.

Четыре шага к цифре

Согласно данным совместного исследования «Газпромбанк Автолизинга» и компании «Контур» (LR. разработчик ПО для ЭДО), по итогам 2020 года электронный документооборот в своей деятельности использовали всего 30% российских предприятий. При этом компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных – лишь в 5% случаев.

Сейчас проводятся тестирования применения электронной транспортной накладной и электронного путевого листа. Однако Госдума 16 июня приняла в окончательном третьем чтении законопроект об ЭДО в автомобильных грузоперевозках. Согласно документу, процесс перехода официально стартует с 1-го января 2022 года.

До этого срока бизнесу нужно будет пройти четыре этапа. Ведь цифровизация может как помочь, так и усложнить процессы. Например, «Новолипецкий металлургический комбинат» все технологические инновации тестирует в рамках пилотных проектов, которые длятся от 6 до 12 месяцев. Предварительное тестирование позволяет компании оценить степень проработки технологии и экономический эффект от ее внедрения.

Подробнее о том, как уйти от слепого преклонения перед технологиями и заставить IT работать на эффективность операционных процессов в логистике, читайте в статье «От культа «цифры» к реальным деньгам»

Мы предлагаем процесс перехода на ЭДО условно разделить на четыре этапа

Первый этап: просчитайте эффективность перехода

Если не увидеть эффективность, то переход будет казаться бессмысленным. Расчет выглядит следующим образом. Для одной перевозки нужны минимум 5 транспортных документов: заявка, доверенность, бухгалтерские документы, экспедиторская расписка и товарно-транспортная накладная. Если у тебя 1 000 перевозок, то для каждой из них документы нужно создавать, распечатывать, согласовывать, подписывать, сканировать, хранить, тратить на эти операции рабочее время.

Важно понять цели использования ЭДО, зафиксировать их, сделать расчет экономической эффективности, назначить ответственных за проект. И только после этого можно приступить к поиску исполнителя

Однако и сам переход на ЭДО потребует от компании финансовых вложений. В структуру затрат входят разовые инвестиции в разработку программного обеспечения, покупку устройств для обмена документами (смартфоны и планшеты для водителей) или с амортизацией этих устройств, а также оплата услуг оператора ЭДО по обработке электронных документов.

Второй этап: сформулируйте план или стратегию

Важно понять цели использования ЭДО, зафиксировать их, сделать расчет экономической эффективности, назначить ответственных за проект. После этого задача — найти исполнителя. Некоторые IT-компании, предлагающие решения для учета электронных документов, сами выступают операторами ЭДО, другие сотрудничают с операторами.

Законопроект об электронном документообороте в автомобильных грузоперевозках ужесточил требования к операторам ЭДО. Так, оператором может быть только юридическое лицо, зарегистрированное на территории страны и имеющее чистые активы стоимостью не менее 300 млн рублей. В его собственности должна находиться телекоммуникационная инфраструктура, а также аппаратные средства электронной подписи. Ряд требований к доверенным операторам ЭДО выдвинула и ФНС. Соответствие всем необходимым условиям потребует от операторов существенных капиталовложений. В результате некоторые компании уже сейчас анонсировали свой уход с рынка. В их числе сервис ЭДО Synerdocs от IT-компании Directum.

Поэтому перед началом внедрения ЭДО важно сравнить тарифы и определиться с исполнителем. Скорее всего, со стороны сотрудников не будет никакого сопротивления: с электронными документами в специальной системе работать намного быстрее и удобнее. Но для простоты внедрения нужно запланировать краткое знакомство с программными продуктами, обучение, предоставить инструкцию по работе, желательно в виде слайда или видеоурока.

Третий этап: переведите всех контрагентов на ЭДО.

Для того, чтобы план сработал, нужно подключить к документообороту контрагентов. Например, направить официальное приглашение своим поставщикам и сообщить в нем, что с 1 июня все сделки будут проходить через ЭДО, всем контрагентам нужно подключиться к IT-решению и сделать себе электронную цифровую подпись.

На этом этапе могут возникнуть трудности. Например, контрагенты будут сопротивляться переходу на ЭДО. В связи с чем могут потребоваться длительные переговоры, в рамках которых до партнеров нужно донести мысль о том, что ЭДО повысит продуктивность и сократит издержки на бумажные документы.

Четвертый этап: внедрите систему штрихкодирования и управления документами

ШКУД помогает бизнесу пережить переходный период. Этот инструмент удобен, если в компании используют и бумажный, и электронный документооборот. Некоторым компаниям и их партнерам сложно быстро перейти на ЭДО, так как это затратно, и требует большого числа технических специалистов.

Но нужно быть готовым к тому, что этот период закончится, и все документы будут только электронными. Если сильно задержаться в переходном периоде, то экономический эффект будет меньше.

Тэги: электронный документооборот, штрихкодирование, Умная Логистика
04.08.2021

Вам интересны самые значимые события отрасли, выставки и мероприятия, конфликты и сделки, интервью и невыдуманные истории коллег? Подпишитесь на рассылку* и будьте в курсе!
Ваше имя* Ваш e-mail*
*Всего одно письмо в неделю с дайджестом лучших материалов

Вам важно быть в курсе ежедневно? Читайте и подписывайтесь на наш Твиттер и Telegram
Хотите больше юмора, видео, инфографики - станьте нашим другом в Фейсбуке

Разместите новостной информер и на вашем сайте всегда будут обновляемые отраслевые новости






Читайте также



Другие статьи по темам

Аналитика ВЭД Таможня Интервью Задача и решение Итоги года Итоги недели Колонка редактора Конкурс Контроль Логизорро Личные трудности Лучшие люди Раскопки Складская логистика Учись, студент Фоторепортаж

Возврат к списку

Вверх
Вверх