Архив с электронным штрихом

С 1 января 2022 года в России будут законодательно внедрены электронные товарно-транспортные накладные и другие документы, связанные с автомобильными грузоперевозками. Отказ «от бумаги», по оценкам министра транспорта РФ Виталия Савельева, позволит к 2030 году в шесть раз увеличить скорость перемещения грузов.

Для достижения выше обозначенных целей в конце 2020 года Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию утвердил концепцию (ист.) развития электронного документооборота (ЭДО), разработанную Федеральной налоговой службой. Ее планируется реализовать в два этапа:


В переходе на ЭДО бизнесу может помочь такой инструмент, как штрихкодирование и управление документами (ШКУД). Об этом сегодня и поговорим, а именно:

«Закодированные» архивы

По своей сути штрихкодирование и управление документами – это один из инструментов электронного документооборота. Технология позволяет упростить учет и поиск документов: договоров, приложений, протоколов, актов, счетов, накладных. А также решает задачу оцифровки и внесения в базу данных действующих и архивных бумажных документов.

Штрихкод можно создавать автоматически в новых электронных документах, а можно распечатать отдельно и наклеить на бумажные оригиналы. Он содержит информацию о содержании и типе документа, его комплектности, сроках действия. При поиске документа можно задавать определенные критерии и быстро находить нужный. Кроме того, можно проверить содержание архива, не разбирая каждую папку. Чтобы работать с документами, действующими или архивными, можно использовать любой гаджет с доступом к интернету.

ЭДО: цифровые задачи

Электронный документооборот и штрихкодирование, в частности, помогают решить следующие задачи:

#1 Вести учет сделок и документов, распределять задачи и определять эффективность сотрудников

Внутренний электронный документооборот помогает сотрудникам компании эффективно взаимодействовать между собой: быстро обмениваться информацией, согласовывать разного рода документы, получать обратную связь и четкие комментарии. Внешний ЭДО позволяет фиксировать договоренности, оформлять и вести договоры, контракты в удобном режиме и формате без потерь экземпляров.

Поскольку ШКУД это часть электронного документооборота, то он помогает решать схожие задачи. Кроме того, штрихкодирование позволяет обмениваться и бумажными документами: оцифровывать, искать и передавать контрагентам.

#2 Ускорить обмен документами и оплату

С помощью ЭДО и ШКУД можно быстро обмениваться платежными документами, согласовывать акты и выставлять счета, вносить соответствующие корректировки при необходимости.

Более того, нужно понимать, что перевозка может быть оплачена лишь после того, как накладная будет доставлена в бухгалтерию грузоотправителя. В случае, если документ на бумажном носителе, он может доставляться от 5 до 30 дней. В зависимости от того, откуда стартовал водитель и где перевозка была завершена.

ЭДО позволяет ускорить процесс оплаты услуг перевозчика и избежать длительных отсрочек платежа.

#3 Экономить ресурсы

Если компания пользуется только бумажным документооборотом, то делопроизводитель или архивариус становится уникальным сотрудником. Ведь только он знает, где лежат нужные документы.

Использование ЭДО и ШКУД помогают каждому сотруднику найти нужные договоры, акты, платежные поручения и вынести из них нужную информацию. Например, срок действия договоров и согласованные ставки, выставленные и оплаченные счета и акты можно отслеживать в автоматическом режиме. ШКУД позволит экономить время бухгалтерии: если необходимо подобрать документы по запросу налоговой (ФНС), то по штрихкоду программа автоматически сформирует пакет документов.


#4 Помочь наладить работу в удаленном формате

ЭДО, как инструмент оперативного обмена информацией, а также согласования и подписания документов, достаточно хорошо показал себя во время пандемии. Еще в первый локдаун бизнес столкнулся с необходимостью перевода минимум 30% сотрудников на удаленный формат работы. В основном на «домашний режим» перевели бухгалтерию, юридический и кадровый отделы, а также IT-специалистов. Отделы уже не могли обмениваться бумажными документами, и роль ЭДО закономерно возросла.

Четыре шага к цифре

Согласно данным совместного исследования «Газпромбанк Автолизинга» и компании «Контур» (LR. разработчик ПО для ЭДО), по итогам 2020 года электронный документооборот в своей деятельности использовали всего 30% российских предприятий. При этом компании, отчисляющие единый налог на вмененный доход (ЕНВД), и индивидуальные предприниматели (микро- и малый бизнес) к ЭДО прибегают реже остальных – лишь в 5% случаев.

Сейчас проводятся тестирования применения электронной транспортной накладной и электронного путевого листа. Однако Госдума 16 июня приняла в окончательном третьем чтении законопроект об ЭДО в автомобильных грузоперевозках. Согласно документу, процесс перехода официально стартует с 1-го января 2022 года.

До этого срока бизнесу нужно будет пройти четыре этапа. Ведь цифровизация может как помочь, так и усложнить процессы. Например, «Новолипецкий металлургический комбинат» все технологические инновации тестирует в рамках пилотных проектов, которые длятся от 6 до 12 месяцев. Предварительное тестирование позволяет компании оценить степень проработки технологии и экономический эффект от ее внедрения.


Мы предлагаем процесс перехода на ЭДО условно разделить на четыре этапа

Первый этап: просчитайте эффективность перехода

Если не увидеть эффективность, то переход будет казаться бессмысленным. Расчет выглядит следующим образом. Для одной перевозки нужны минимум 5 транспортных документов: заявка, доверенность, бухгалтерские документы, экспедиторская расписка и товарно-транспортная накладная. Если у тебя 1 000 перевозок, то для каждой из них документы нужно создавать, распечатывать, согласовывать, подписывать, сканировать, хранить, тратить на эти операции рабочее время.


Однако и сам переход на ЭДО потребует от компании финансовых вложений. В структуру затрат входят разовые инвестиции в разработку программного обеспечения, покупку устройств для обмена документами (смартфоны и планшеты для водителей) или с амортизацией этих устройств, а также оплата услуг оператора ЭДО по обработке электронных документов.

Второй этап: сформулируйте план или стратегию

Важно понять цели использования ЭДО, зафиксировать их, сделать расчет экономической эффективности, назначить ответственных за проект. После этого задача — найти исполнителя. Некоторые IT-компании, предлагающие решения для учета электронных документов, сами выступают операторами ЭДО, другие сотрудничают с операторами.

Законопроект об электронном документообороте в автомобильных грузоперевозках ужесточил требования к операторам ЭДО. Так, оператором может быть только юридическое лицо, зарегистрированное на территории страны и имеющее чистые активы стоимостью не менее 300 млн рублей. В его собственности должна находиться телекоммуникационная инфраструктура, а также аппаратные средства электронной подписи. Ряд требований к доверенным операторам ЭДО выдвинула и ФНС. Соответствие всем необходимым условиям потребует от операторов существенных капиталовложений. В результате некоторые компании уже сейчас анонсировали свой уход с рынка. В их числе сервис ЭДО Synerdocs от IT-компании Directum.

Поэтому перед началом внедрения ЭДО важно сравнить тарифы и определиться с исполнителем. Скорее всего, со стороны сотрудников не будет никакого сопротивления: с электронными документами в специальной системе работать намного быстрее и удобнее. Но для простоты внедрения нужно запланировать краткое знакомство с программными продуктами, обучение, предоставить инструкцию по работе, желательно в виде слайда или видеоурока.

Третий этап: переведите всех контрагентов на ЭДО.

Для того, чтобы план сработал, нужно подключить к документообороту контрагентов. Например, направить официальное приглашение своим поставщикам и сообщить в нем, что с 1 июня все сделки будут проходить через ЭДО, всем контрагентам нужно подключиться к IT-решению и сделать себе электронную цифровую подпись.

На этом этапе могут возникнуть трудности. Например, контрагенты будут сопротивляться переходу на ЭДО. В связи с чем могут потребоваться длительные переговоры, в рамках которых до партнеров нужно донести мысль о том, что ЭДО повысит продуктивность и сократит издержки на бумажные документы.

Четвертый этап: внедрите систему штрихкодирования и управления документами

ШКУД помогает бизнесу пережить переходный период. Этот инструмент удобен, если в компании используют и бумажный, и электронный документооборот. Некоторым компаниям и их партнерам сложно быстро перейти на ЭДО, так как это затратно, и требует большого числа технических специалистов.

Но нужно быть готовым к тому, что этот период закончится, и все документы будут только электронными. Если сильно задержаться в переходном периоде, то экономический эффект будет меньше.